Boas práticas

Boas Práticas

Incentivo ao trabalho remoto

Nesta fase de pandemia, é importante adotarmos eficazmente uma nova forma de trabalho e adaptarmo-nos aos novos recursos disponibilizados para que possamos manter ou melhorar a produtividade.

Hoje em dia, existe uma infinidade de soluções disponíveis que nos permite trabalhar remotamente de uma forma simples e acessível tais como ferramentas de colaboração, mensagens, videoconferência e ferramentas de coedição.

Durante esse tempo encontrará maneiras de trabalhar que nunca imaginou serem possíveis e que mudarão para sempre a forma como hoje em dia olhamos para estas soluções.

 

Primeiros passos

Já possui um computador?

Se necessário poderá solicitar ao seu coordenador autorização para levar o computador de serviço para casa de forma a trabalhar remotamente.

 

Necessita de aceder a recursos privados da FCT NOVA?

Certifique-se que está ligado à VPN para aceder a recursos privados disponibilizados pela NOVA FCT. Consulte a página relativa ao serviço de VPN para obter informações de como configurar esta ferramenta.

 

Necessita de ligar o seu computador em casa a um computador na NOVA FCT?

Consulte a página relativa à realização de ligações a computadores remotos.

 

Necessita de informação adicional?

Estamos a trabalhar para lhe prestar mais e melhor informação. Consulte o nosso site para esclarecimentos adicionais.

 

Boas práticas a ter em conta

  1. Mantenha horas de trabalho regulares, defina um horário de trabalho e tente cumpri-lo. Ter diretrizes claras sobre quando deve iniciar o trabalho e quando deve parar, ajuda muitos trabalhadores remotos a manter o equilíbrio entre vida profissional e pessoal; 
  2. Crie uma rotina. Uma rotina vai ajudá-lo a organizar as tarefas diárias e enquadrar o trabalho no seu dia a dia;
  3. Estabeleça regras básicas com as pessoas que coabitam consigo para garantir que quando você estiver a trabalhar não seja incomodado;
  4. Mantenha um espaço de escritório. Prepare um espaço onde consiga trabalhar com mínimo de ruído possível e possa trabalhar confortavelmente;
  5. Agende pausas. Faça pequenas pausas para esticar as pernas e descansar a cabeça;
  6. Evite fazer várias tarefas ao mesmo tempo, irá perder a concentração; 
  7. Tente manter-se em contacto com outras pessoas. A solidão e o isolamento são problemas comuns no trabalho remoto. Existem ferramentas que poderá e deverá usar para se manter em contacto, tais como, chats e videochamadas;
  8. O correio eletrónico pode não ser a ferramenta ideal para discutir assuntos complexos. Nessas situações, faça um audio ou uma videochamada; 
  9. Durante uma videochamada, tenha um documento partilhado para que as pessoas possam acompanhar a conversa e acompanhar o que foi acordado / solicitado. Não assuma que alguém está a tomar notas;
  10. Procure realizar os processos do seu trabalho de forma 100% eletrónica sem recursos a papéis;
  11. A segurança da informação é uma questão fundamental, procure realizar as suas atividades com segurança, não facilite;
  12. Peça ajuda se tiver dificuldade nas comunicações. Certifique-se que está ligado à VPN para aceder a recursos privados disponibilizados pela FCT NOVA e consulte o nosso site para esclarecimentos adicionais.

 

 

Segurança da informação e proteção de dados

Existem vários riscos de cibersegurança associados ao trabalho remoto que devemos ter em atenção para que não se comprometam nem a segurança nem a continuidade das atividades do seu serviço.

Os riscos existentes são, na realidade, bastante variados e extensos. A perda de dados pode surgir de formas diferentes, como uma falha no sistema que exclui arquivos que não possuem uma cópia segura, o roubo de uma senha ou até o próprio computador. Tudo isso pode resultar no roubo de informações confidenciais.

Assim, certifique-se que:

  • tem instalado o antivírus adotado pela FCT e que o mesmo se encontra atualizado;
  • tem a VPN ligada quando vai iniciar a sua atividade para garantir a utilização de uma rede protegida;
  • a sua senha pessoal é bastante segura e difícil de ser descoberta. Para alterar a senha veja como proceder nesta página.
  • não abra ligações estranhas nem qualquer anexo vindo de um remetente desconhecido por forma a não facilitar o acesso aos seus dados;
  • não guarde ficheiros produzidos localmente no seu computador. Toda a informação produzida e partilha de ficheiros deverá ser feita através do AFS ou da Google Drive com a sua conta autenticada.
  • não permita a utilização do seu computador a outras pessoas;
  • ative o bloqueio de ecrã sempre que se ausenta do seu posto de trabalho.

 

Relacionamento e trabalho em equipa

  1. Por omissão, confiem nos restantes colegas da equipa. Todos estão preocupados com a nova realidade do dia a dia e estão certamente a procurar cooperar nas atividades do serviço;
  2. Disponibilizem orientações claras para simplificar a gestão e compreensão de tarefas;
  3. Equilibrem relacionamentos formais com check-ins informais para permanecerem conectados;
  4. Invistam mais tempo na comunicação;
  5. Adotem pontos e momentos de contacto regulares entre os membros das equipas;
  6. Definam expectativas para que todos na equipa conheçam quando devem estar disponíveis;
  7. Vivemos um momento tenso, relaxem relativamente a alguns formalismos.

 

Ferramentas eletrónicas de colaboração sugeridas

Conscientes que as ferramentas eletrónicas de colaboração são uma parte integrante e fundamental desta nova realidade, apresentamos algumas recomendações que poderão ser muito úteis.

Para mais informações consulte a página que preparámos sobre algumas ferramentas de colaboração.

 

Programas de Comunicação

É necessário manter o diálogo e comunicação, poderá fazê-lo através de ferramentas adequadas se possível com recurso a videochamadas. O contacto social tem de ser mantido mesmo que em modo remoto.

Sugestões: Google MeetGoogle Chat, Microsoft TeamsJitsiSkype e Zoom

 

Gestão de pedidos de utilizadores e atividades

A gestão de pedidos de utilizadores pode ser muito simplificada utilizando uma ferramenta que possibilite a receção, atribuição e acompanhamento da comunicação entre os intervenientes.

Sugestões: RT

 

Programas para trabalho colaborativo e planeamento

Trabalhar em modo remoto poderá tornar-se uma rotina solitária, mas não tem de ser assim. Poderá utilizar ferramentas que permitam organizar e criar prioridades de projetos e tarefas de uma forma flexível e partilhar os mesmos com sua equipa de uma forma transparente tornando o seu trabalho dinâmico e colaborativo.

Sugestões: TrelloEvernote, Kanbanflow, Hugo e Asana

 

Programas de Produtividade

Através destas ferramentas poderá editar e produzir documentos através de ferramentas locais ou online.

Sugestões: Microsoft Office 365 e Google Docs

 

Programas de armazenamento e partilha de ficheiros

Não armazene os documentos produzidos apenas no seu computador. Procure utilizar um dos seguintes repositórios para salvaguardar os seus documentos. 

Sugestões: AFS (sistema privado) e Google Drive

 

Programas de troca de ficheiros

Caso pretenda transferir ficheiros muito grandes pode utilizar a seguinte ferramenta.

Sugestões: Filesender

 

Mesmo em modo remoto, é importante não quebrar as rotinas e manter o horário de trabalho dentro da medida do possível, ainda que tenha de ajustar o horário a esta nova forma de trabalhar.

Serviços disponibilizados para funcionários

A generalidade dos serviços disponibilizados centralmente podem ser utilizados apenas com recurso a um browser no interior e no exterior da rede da faculdade, mais concretamente:

Ainda assim existem alguns serviços privados que apenas estão disponíveis utilizando a rede da faculdade. Para continuar a trabalhar remotamente a faculdade disponibiliza um acesso VPN para que possa integrar o seu computador remoto na rede da Faculdade.

Posteriormente, através desta ligação poderá aceder e utilizar como habitualmente os serviços privados da faculdade, designadamente:

  • AFS;
  • Primavera;
  • Nova;
  • etc.

 

Para que tenha acesso remoto aos ficheiros de trabalho pessoais deverá assegurar que estes ficheiros estão armazenados no sistema AFS. Da mesma forma terá também acesso à pasta de serviço AFS.

Para configurar o sistema AFS no seu computador pessoal remoto deverá seguir as instruções desta página

Requisitos necessários:

  • computador pessoal;
  • um browser instalado;
  • conta CLIP;
  • ligação à Internet.

 

Serviços a instalar (pela ordem indicada):

  1. Serviço de acesso remoto (VPN)
  2. Sistema de armazenamento de dados (AFS), para computadores fora do domínio.

 

Como alternativa, poderá ainda utilizar o sistema Google Drive para sincronizar os ficheiros do seu computador pessoal (na faculdade) com os ficheiros do seu computador remoto.

Adicionalmente, uma vez estabelecida a VPN o computador ligado passa a integrar a rede da Faculdade e pode utilizar as ferramentas de ligação remota para redes privadas, tais como, Remote Desktop ou VNC. Para mais instruções sobre a utilização destas ferramentas podem consultar a página.

 

É importante adotarmos eficazmente esta nova forma de trabalho e adaptarmo-nos aos novos recursos disponibilizados para que possamos manter ou melhorar a produtividade.